Multitasking am Arbeitsplatz – mehr Stress als Nutzen?

Wir alle machen es: Mit dem Handy eine SMS verschicken, während wir an der roten Ampel warten. Während eines Meetings die eintreffenden E-Mails überprüfen. Beim Kochen oder Bügeln mit der Freundin telefonieren. Das ist Multitasking, das Erledigen mehrerer Dinge auf einmal. Damit meinen wir Zeit zu sparen, die wir dann wieder für andere Tätigkeiten nutzen können. Aber geht die Rechnung wirklich auf?

 Die Forschung zeigt zunächst einmal: Einiges können wir tatsächlich gleichzeitig machen, z. B. Auto fahren und Radio hören. Oder bügeln und telefonieren. Allerdings verlangen die Tätigkeiten Bügeln oder Telefonieren nicht unsere volle Aufmerksamkeit, sondern funktionieren automatisch oder genauer gesagt, die Tätigkeiten werden von „unbewussten“ Denkvorgängen gesteuert. Das ist möglich. Was aber nicht funktioniert ist, zwei Sachen gleichzeitig zu machen, die unsere volle Aufmerksamkeit beanspruchen. Denn wir können immer nur einen Bewusstseinsinhalt zur gleichen Zeit haben. Wir können also entweder die Zeitung lesen oder der Partnerin oder dem Partner am Frühstückstisch aufmerksam Rede und Antwort stehen, was der bestimmt bestätigen dürfte. Wenn wir beides gleichzeitig machen wollen, geht das in Wahrheit nur in kurzen Etappen schnell hintereinander. Wir können uns abwechselnd gedanklich dem einen Sachverhalt zuwenden und dann schnell, innerhalb von zwei bis drei Sekunden, an die andere Aufgabe denken. Auch gleichzeitiges Telefonieren und Beantworten von E-Mails funktioniert so. Multitaskting ist also tatsächlich verschiedenes Handeln mit kurzzeitiger Abfolge. Bei Routineaufgaben funktioniert das auch ohne größere Einbußen. Wer Zettel einer Ablage ordnet, kann zwischendurch schnell den Telefonhörer aufgreifen und den Anrufer zum Chef durchstellen, ohne aus seiner Tätigkeit herausgerissen zu werden. Für schwierige Aufgaben brauchen wir die ungeteilte Konzentration.

In unserer Arbeitswelt ist es oft nicht mehr üblich, sich konzentriert einer bestimmten Sache widmen zu können. Das Zurückziehen für einige Stunden, um ungestört einen Brief, einen Vortrag oder eine Planung auszuarbeiten, ist kaum mehr vorgesehen. Der „Stressreport Deutschland 2012“ der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin belegt, dass diese Situationen belastend sind. 58 Prozent aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer fühlen sich überfordert, weil sie sich gleichzeitig um mehrere Aufgaben kümmern müssen. Sie können sich in keine Aufgabe richtig hinein vertiefen. Zudem kostet das dauernde hin und her Switchen zwischen verschiedenen Aufgaben viel Kraft, worunter die Produktivität leidet. Der vermeintlich zeitsparende Versuch, Aufgaben gleichzeitig abzuarbeiten, raubt also Zeit und Effizienz. Was können Sie dagegen tun?

Wenn Ihr Arbeitsplatz sehr unruhig ist und Sie dauernd abgelenkt werden, ist es vielleicht möglich, sich mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Vorgesetzten über eine Verbesserung der Situation zu unterhalten. Aber auch Sie selbst können oftmals einiges tun, um konzentriert zu arbeiten. Dies fängt damit an, dass Sie Ihre typischen Tätigkeiten einteilen in Routineaufgaben und komplizierte Aufgaben. Erledigen Sie nach Möglichkeit in den ruhigsten Stunden des Tages das, was am Schwierigsten ist und wofür Sie sich am meisten konzentrieren müssen. Das ist meistens am Morgen, wenn noch nicht alle Kolleginnen und Kollegen da sind. Schalten Sie auch den Ton Ihres Computers und Ihres Handys leise, sodass Sie nicht dauernd durch eintreffende Nachrichten aus dem Gedankenfluss gebracht werden. Zwei konzentrierte Arbeitsstunden, in denen Sie nicht gestört werden, bringen mehr, als wenn Sie acht Stunden lang mal dieses und mal jenes machen.

Welche Aufgaben warten noch auf Sie im Laufe eines Tages? Ordnen Sie diese in Blöcke und arbeiten diese nacheinander ab, denn jede Aufgabe aktiviert ein Denkmuster im Gehirn. Wenn Sie einmal in einen bestimmten Arbeitsrhythmus hineingelangt sind, dann geht die Arbeit schneller, als wenn Sie sich andauernd wieder von neuem hineindenken müssen.

Achten Sie darüber hinaus auch auf die positiven Erlebnisse im Arbeitsleben. Teamarbeit tut vielen Menschen gut, ebenso wie ein respektvoller Umgang miteinander. Schenken Sie daher auch den sozialen Aufgaben in Ihrem Betrieb Zeit und Aufmerksamkeit – aber natürlich zur angemessenen Zeit. Nutzen Sie alle Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten, um die eigene Arbeit selbst zu planen und einzuteilen, dies wirkt befriedigender, als wenn Sie sich als Befehlsempfänger fühlen. Und wird Ihnen zu viel Arbeit übertragen, sollten Sie lernen, nein zu sagen. Tun Sie dies freundlich und nicht im Affekt, bleiben Sie dabei sachlich bestimmt und begründen Sie Ihre Aussagen mit Fakten. Dabei ist es von Vorteil, wenn Sie sich auch kompromissbereit zeigen.

 

16. bis 30. November 2013  

© Landeszentrale für Gesundheitsförderung in Rheinland-Pfalz e.V. (LZG)
Text: Dr. Beatrice Wagner, Redaktion: Marielle Becker